Od 2013 paragony przechowujemy 5 lat!

Jak długo przedsiębiorcy muszą teraz przechowywać kopie paragonów?

Kopie papierowych dokumentów kasowych trzeba przechowywać do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a więc przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 112 ustawy o VAT). Jest to ten sam termin, co w przypadku paragonów fiskalnych archiwizowanych elektronicznie.

A jeszcze w ubiegłym roku termin ten był krótszy…

Istotnie, do końca 2012 r. obowiązywał 2-letni okres obowiązkowego przechowywania kopii paragonów. Wynikał on z par. 19 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (Dz.U. nr 212, poz. 1338 z późn. zm.). Termin ten należało liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiła sprzedaż.

Dlaczego Ministerstwo Finansów nie przedłużyło terminu obowiązywania korzystniejszych dla przedsiębiorców przepisów?

Jak tłumaczy ministerstwo, „okres przejściowy” był wprowadzony tylko tymczasowo, aby dać podatnikom czas na nabycie kas z elektronicznym zapisem kopii. W ich przypadku archiwizacja nie wiąże się z kłopotami z trwałością danych, ani z kosztami magazynowania. Kasy te są jednak nieco droższe od tradycyjnych, z papierowymi rolkami.

Propozycję zachowania skróconego terminu zawierał pierwotny projekt czwartej ustawy deregulacyjnej, zwrócił się o to RPO, „walkę” zapowiadało PSL, z zapytaniami występowali posłowie… Znając jednak determinację MF i przemożny wpływ wywierany przez ten resort na kształt prawa podatkowego, należy zakładać, że przepisy nie ulegną zmianie.

Czy w takim razie może zaistnieć sytuacja, że przedsiębiorca po 2 latach wyrzucił paragony, a teraz jest prowadzona kontrola za ten okres i nie będzie mógł ich przedstawić?

Prawo nie działa wstecz. Długość wymaganego okresu przechowywania należy oceniać na moment sprzedaży. Toteż wymóg przechowywania przez 5 lat „powraca” dopiero wobec paragonów dokumentujących sprzedaż w 2013 roku. Nie można przecież wymagać od podatnika niemożliwego: „wskrzeszenia” tego, co wcześniej zniszczył zgodnie z prawem.

Papierowe paragony szybko blakną. Czy mogą być dowodem, jeśli nic na nich nie widać?

Ten mankament jest zdroworozsądkowym argumentem przeciwko 5-letniemu okresowi przechowywania. Nieczytelna kopia paragonu jako dowód jest bezwartościowa. Trudno zgodzić się z Ministerstwem Finansów, że wynika to zawsze z wad użytego papieru lub nieprawidłowych warunków przechowywania, a zatem jest zawinione przez podatnika. To zdecydowanie uproszczona wizja.

Czy przedsiębiorca poniesie jakieś kary finansowe, jeśli paragon jest, ale nieczytelny?

W mojej ocenie nie jest to podstawą do odpowiedzialności karnej skarbowej. Ściśle rzecz biorąc przedsiębiorca taki przechowuje i przedstawia kontrolującym kopie paragonów – realizuje więc wymóg ustawowy. Za to, że są one nieczytelne, odpowiada ułomność papierowego nośnika, którego użycie dopuścił prawodawca. Nie można natomiast wykluczyć, że przeciw podatnikowi obrócą się wspomniane wcześniej trudności dowodowe.

Jest to sytuacja schizofreniczna. Prawodawca zgadza się na pewien sposób archiwizowania dokumentów, sposób ten jest zaś niedoskonały i sprowadza na podatnika obciążenia i kłopoty.

Jak rozwiązać ten problem?

Bardziej konsekwentne byłoby już narzucenie przejścia na kasy z zapisem elektronicznym, z jednoczesnym objęciem kosztów wymiany kas choćby częściową ulgą. Lecz przede wszystkim – czy naprawdę kopie indywidualnych paragonów są niezbędne dla efektywnej kontroli rozliczeń?

 
Lorem ipsum c?

Subscribe to our RSS Feed, Follow us on Facebook or simply recommend us to friends and colleagues!

Dodaj komentarz